Co je TeamIn?

méně ...

Zakázky a zákazníci

Základním stavebním kamenem systému je evidence zakázek. Zakázka představuje souhrn úkolů, které je potřeba provést a která je zpravidla uzavřena předáním zákazníkovi a jedním konečným vyúčtováním.

Zakázky jsou přiřazeny zákazníkům a lze je také charakterizovat uživatelsky určeným druhem, což je užitečné pokud nabízíte více typů produktů nebo služeb. Tento údaj společně s dalšími může později sloužit jako jedno z kritérií pro analytické vyhodnocení.

Týmy a role

Pro každou zakázku je určen její vedoucí (projektový manager), který řídí průběh zakázky. Ten také může určit další pracovníky do jednotlivých rolí v týmu, který je zodpovědný za zhotovení zakázky. Role a jejich význam lze v systému TeamIn definovat na základě zvyklostí dané firmy.

Zprávy a stavy

Pro lepší informovanost pracovníků jsou ke každé zakázce k dispozici zprávy - místo pro zaznamenávání sdělení týkajících se zakázky, změn v zadání atd. a stavy, kam se chronologicky zaznamenávají významné změny stavu zakázky. Souhrn aktuálních stavů všech zakázek pak dává souhrnný přehled o aktuálním průběhu zakázek ve firmě.

Dokumenty

TeamIn obsahuje nástroje pro správu a připojování dokumentů a jiných souborů k zakázkám. Dokumenty lze připojovat i přímo k jednotlivým záznamům. Tím je zaručeno, že pracovníci budou pracovat s aktuálními a platnými verzemi dokumentů.

Kontakty na firmy a osoby

TeamIn obsahuje také modul pro sdílení kontaktních informací na firmy a osoby. K jednotlivým záznamům je možno připojovat dokumenty či zprávy a záznamy lze třídit do uživatelsky definovaných kategorií.

méně ...

Plánování

TeamIn umožňuje sestavení plánu zakázky (základní etapy, úkoly, které lze dále členit) z hlediska obsahového, časového i nákladového. Sestavený plán a z něj vyplývající úkoly lze pak dále postupně promítat do seznamu úkolů pro jednotlivé pracovníky či jej použít jako podklad k sestavení kalkulace pro zákazníka.

Fáze a etapy zakázek

Zakázky v průběhu svého života mohou nabývat různých fází (např. nabídka, čekání u dodavatele atp.), které jsou určující pro chování zakázky v systému. Zakázku lze také z hlediska obsahového členit na jednotlivé etapy, za jejich vykování mohou být odpovědni různí pracovníci.

Termíny

Do plánu zakázky lze kromě úkolů přidávat i záznamy o termínech důležitých událostí (milníky) a vytvořit tak časový harmonogram zakázky. K termínům lze pak přiřadit jednotlivé úkoly či skupiny úkolů.

Úkoly

Jednotliví pracovníci mají k dispozici seznam úkolů, které mají vykonat. Každému úkolu je přiřazen termín dokončení, předpokládaný rozsah prací a další nezbytné údaje.

Pracovník sleduje dobu, kterou na úkolu strávil (buď za použití stopek, které jsou součástí systému či jinak a výsledek zaznamená později). Plnění úkolu si může také rozdělit na více částí, přičemž se zaznamenává čas strávený splněním každé části zvlášť.

O dokončení úkolu může být zadavatel úkolu zvlášť informován a při zjištění nedostatků může úkol pracovníkovi vrátit k dopracování.

Vytížení pracovníků

Pracovníci s příslušnými oprávněními mohou zobrazovat jak přehledy vykonané práce jednotlivými pracovníky, tak přehledy očekávané práce. Mohou tak snadno zjisti, zda jsou pracovníci odpovídajícím způsobem vytíženi.

méně ...

Náklady a jejich schvalování

Činnosti, které jsou potřeba pro zpracování zakázky nakoupit u externích dodavatelů jsou do systému TeamIn zadávány jako náklady. TeamIn podporuje také proces schvalování nákladu před jeho vlastní realizací.

Fakturace a vykázaná práce

Práci vykázanou na zakázce lze pomocí ceníků vyjádřit v penězích. Společně s evidencí nákladů jsou tyto údaje podkladem pro fakturaci jednotlivých zakázek. TeamIn podporuje proces fakturace od zhotovení návrhu faktury, přes její schválení odpovědným pracovníkem až po vlastní proces vystavení faktury.

Ziskovost zakázky

Na základě shromážděných údajů lze sledovat již v průběhu zakázky její předpokládanou ziskovost. Tu lze také hodnotit i zpětně, buď jednotlivě nebo za určité období. Ziskovost lze dále hodnotit podle přínosu jednotlivých pracovníků či podle zákazníků.